Основи тайм-менеджменту: принципи управління часом

Тайм-менеджмент допомагає уникнути від навалених купи справ і залежності від них. Стан «не знаю, за що хапатися» – знайоме кожному. Основи планування часу необхідні для підвищення робочої продуктивності, так як це є ключовим моментом для ефективного управління часом. Подальший успіх залежить від продуктивності, а вона в свою чергу від вмінням організовувати свій день і подальші цілі.

Техніки та принципи організації часу

Візуалізіровання завдань для планування і складання їх пріоритету

Мета ніде не зафіксована – вона не існує в реальності. Завжди складайте road-map для подальшого планування і рішення призначень. Ця рада по time-management допомагає підвищити працездатність на 25%.

Завжди заготовлюйте список завдань за пріоритетом з фіксованим терміном, які потрібно зробити завтра. Якщо з’явилося нове завдання, оцініть пріоритет і додайте в заздалегідь підготовлений to-do лист.

Читайте також – чи треба відвідувати IT-конференції і мітапи?

Присвоєння ваги для завдання – це основоположне для ефективного управління в реалізації дій по тайм-менеджменту.

Приклад розстановки пріоритетів методом ABCDE.

Найважливіші і термінові завдання з великими ризиками відзначаються буквою А. Спроба відкласти першорядні цілі призведе до зростання подальших проблем.
Наступні рівні цінності – B і C.
Головне правило цього методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконана задача А, а за справу C, поки відкрита завдання B, і так далі.
Справа рівня D (delegate) делегуйте підлеглому, так як це дозволить вивільнити час для більш пріоритетних завдань. Делегуйте неважливі, але термінові справи і співпрацюйте з підлеглими в важливих, але не термінових.
Буква E (eliminate) позначає «відмовитися». Завдання з низьким рівнем впливу на поточний процес і мінімальними ризиками, які ні на що не впливають.

Для розподілу важливості всередині групи можна використовувати цифри. Приклад А1, А2, B1 і так далі.

Принцип Декомпозиція – розбиття великих на більш дрібні підзадачі

Буде гарною практикою ділити величезні завдання на дрібні і локальні цілі, які є більш зрозумілими і прозорими з можливістю правильної оцінки часу для реалізації. У тайм-менеджменті великі завдання називають «слонами», а процес декомпозиції – «з’їсти слона по шматочках».

Головний секрет ефективності використання часу полягає в правильному розподілі своєї роботи.

Принцип розподілу завдань SMART

Це сучасний підхід в управлінні часом, який часто згадується на сучасних подіях по темі бізнес до постановки працюють цілей. Завдання має відповідати наступним критеріям:

S – Конкретної (Specific).

Ви повинні прив’язати свою мету до точно визначеного результата. Це дозволить зрозуміти що вам потрібно. Конкретика явно збільшує ймовірність досягнення. Одна мета – один результат.
Основні питання:
– Який чіткий результат необхідний і чому?
– Ролі поточних учасників?
– Чи є на даний момент додаткові умови або блокатори?

M – Вимірної (Measurable).

Все необхідно виміряти по конкретним критеріям для вимірювання процесу виконання мети: кілограми, гроші, кількість.
Основні питання:
– Коли поставлена мета буде досягнута?
– Який фінішний показник вимірювання?

A – Досяжною (Attainable / Assignable / Achievable ).

Поставлені цілі повинні бути досяжні. Якщо вона не досяжна – ймовірність її виконання низька. У разі малої ймовірності, за виконання в даний проміжок часу, краще не братися.

R – Актуальною або істинної (Relevant / Realistic / Rewarding).

Ставте реально досяжні та актуально значимі цілі, які залежать від вас і привнесуть внесок у досягненні запланованих завдань.

T – Обмеженою в часі (Time-based / Timeable / Tangible / Time bound).

Повинен бути дедлайн (фінальний термін) реалізації, який допомагає рухатися вперед до мети та перетворює процес в контрольований.

Не останнє правило організації часу – видалення «пожирачів часу»

Проаналізуйте свій робочий день і зафіксуйте що забирає у вас багато часу. Розділіть ваш список дій, які адресовані в рішенні запланованих завдань і відпочинку. Все те, що не потрапили в ці колонки – це пожирачі часу. Відмовтеся від них і ви знайдете додаткову можливість для вирішення важливих завдань.