Як організувати івент чи конференцію правильно?

Успіх абсолютно будь-якої події залежить від якісної організації та розробки чіткого плану за яким треба діяти. Тому ми пропонуємо ознайомитися з інформацію як провести захід.

Які основні етапи організації івенту?

1. Визначаємо мету та тези.

Приступаючи до ефективній підготовці та організації івенту необхідно починати з формування мети та ідеї. Досить поширена проблема – коли проведення заходу не несе в собі ніяких ключових моментів. Але ж сьогодні, ідея повинна сподобається не тільки організаторам, але і учасникам, тоді вони допоможуть вам у просуванні вашого заходу.

На сьогоднішній день можна поділити заходи та конференціі на чотири основних напрямки:

  1. Корпоративні події та конференції (презентації, мітинги та інше).
  2. Спортивні активності (змагання, обслуговування турнірів та інше).
  3. Арт події та виставки (концерти, модні покази, кіно фестивалі, розважальні).
  4. Благодійні.

Формуйте основний мессадж івенту в короткому тезі, за допомогою декілька гасел.

2. Вивчаємо аудиторію

Наступним кроком необхідно провести глибокий аналіз майбутньої аудиторії: вік, кар’єрний статус, хобі. Це допоможе ретельніше підготувати необхідні інструменти для заманювання майбутніх учасників і дозволить максимально охопити всі аспекти планування і підготовки до презентації чи західу.

Адже в майбутньому всі гості повинні брати активну участь, тому що це дозволить пожвавити вашу ідею і зрозуміти поведінкову модель.

3. Проводимо аналіз схожих подій

Для вас буде плюсом, якщо ви будете володіти інформацією по попереднім івентам зі схожою тематикою: середня відвідуваність, статистика продажів квитків і підходи до реклами.

4. Пошук і запрошення спікерів. Підбір команди

Необхідно провести роботу і ретельний ресерч  майбутніх спікеров. Необхідно узгодити майбутні теми на основі тез заходу. Перед запрошенням, необхідно максимально дізнатися всю інформацію про доповідача, адже він буде представляти вашу ідею.

Підготуйте разом з ними шорт лист виступу і цікаві комбінації подачі матеріалу. Уважно вивчіть майбутні презентації та програми.

5. Підбираємо дату, час і шукаємо місце

Перед вибором дати, необхідно промоніторити афішу івентів вашому місті паралельно, щоб не втратити цільову аудиторію.

Найкращим часом буде ранок, тому що людина краще сприймає інформацію в цьому часовому проміжку часу.

Локацію для проведення необхідно вибирати базуючись на тематиці заходу і людях, які будуть запрошені. Для бізнес зустрічей необхідні відповідні майданчики, для спортивних подій – підійде і проведення на вулиці або природі.

6. Робота із засобами масової інформації. Реклама заходи

Необхідно надати інформацію про заходи в різні джерела змі: теле- радіоефір, відео ролики в youtube, різні соціальні мережі і т.д.